Teilnehmerverwaltung: von der Anmeldung bis zur Bescheinigung
Für Betriebe, die Kurse und Schulungen durchführen: Erste Hilfe, Brandschutz, Arbeitssicherheit, Weiterbildung. Alle Anmeldungen in einer Liste, jede Umbuchung in zwei Klicks, jede Bescheinigung nachvollziehbar.
Alle Anmeldungen landen an einem Ort
Der Alltagsfall: Eine Anmeldung kommt online, eine per Mail, eine telefonisch, eine über den Firmenkunden für sechs Personen gleichzeitig. Am Ende müssen alle vier in derselben Liste stehen.
Online über eure Website
Der Kurskalender liegt per Schnittstelle auf eurer Seite. Freie Plätze aktualisieren sich nach jeder Buchung, Bestätigung und Kalendereintrag gehen automatisch raus.
Manuell in Sekunden
Telefonische Anmeldungen legt ihr direkt im Kurs an. Bekannte Teilnehmer und Firmenkunden werden beim Tippen vorgeschlagen, kein doppelter Datensatz.
Sammelbuchung für Firmen
Ein Firmenkunde meldet acht Mitarbeiter an: eine Buchung, eine Rechnung, acht Bescheinigungen. Namen dürfen bis kurz vor Kursbeginn nachgereicht werden.
Wartelisten, Umbuchungen, Absagen
Der Fall, an dem die meisten Systeme scheitern, und der bei euch jede Woche vorkommt.
Verschiebe-Antrag
Ein Teilnehmer kann am Dienstag doch nicht. Er wird auf den Folgetermin gesetzt, die Buchung bleibt bestehen, die Rechnung wird angepasst. Kein Storno, kein Neuanlegen, keine doppelte Berechnung.
Übernahme-Antrag
Der Firmenkunde schickt statt Frau Meier Herrn Schulz. Der Platz wird übertragen, die Bescheinigung läuft auf den neuen Namen, die Rechnung bleibt unverändert.
Warteliste
Ist ein Kurs voll, rücken Interessenten auf die Warteliste. Wird ein Platz frei, geht die Benachrichtigung automatisch in der Reihenfolge des Eintrags raus.
Kursabsage
Ein Termin platzt. Alle Teilnehmer bekommen eine Nachricht mit den nächsten Alternativterminen, Erstattungen werden vorbereitet, statt zwölf Telefonaten.
Bestandsdaten aus Excel übernehmen
Die größte Hürde beim Wechsel sind nicht die neuen Kurse, sondern die alten Daten. Deshalb nehmen wir sie euch ab.
Was importiert wird
- Teilnehmer mit Kontaktdaten und Kurshistorie
- Firmenkunden inklusive Ansprechpartner und Rechnungsanschrift
- Vergangene Kurse und Termine
- Bestehende Bescheinigungsnummern, damit euer Nummernkreis fortläuft
- Offene Posten und laufende Rahmenverträge
Wie es abläuft
- Ihr schickt uns eure Dateien, egal ob eine saubere Tabelle oder vier gewachsene Listen.
- Wir ordnen die Spalten zu und erkennen Dubletten.
- Ihr bekommt eine Testumgebung mit euren Daten und prüft sie.
- Erst nach eurer Freigabe geht das System live.
Im Preis enthalten. Kein Stundensatz, keine Nachverhandlung.
Teilnehmerdaten sind sensible Daten
Ihr verwaltet Namen, Geburtsdaten, Arbeitgeber und Teilnahmenachweise. Spätestens beim ersten größeren Firmenkunden sitzt jemand, der genau danach fragt.
Rollen und Rechte
Ein freier Dozent sieht die Teilnehmerliste seines Kurses, nicht eure Umsätze, nicht eure Kundenliste. Wer was sehen darf, legt ihr fest.
Protokoll
Jede Änderung an einem Teilnehmerdatensatz oder einer Bescheinigung wird mit Zeitstempel und Benutzer festgehalten. Bei Rückfragen ist das eure Absicherung.
Löschfristen
Je Datenart hinterlegt ihr eine Aufbewahrungsfrist. Abgelaufene Datensätze werden zur Löschung vorgeschlagen, statt jahrelang mitzulaufen.
Geht Teilnehmerverwaltung auch kostenlos?
Ja, und für viele kleine Kursbetriebe ist das die richtige Antwort. Eine gepflegte Excel-Tabelle plus ein kostenloses Formular-Tool deckt Anmeldung und Teilnehmerliste vollständig ab. Wenn ihr fünf Kurse im Monat gebt und eine Person alles macht, spart euch das Geld.
Die Grenze ist erreicht, sobald einer dieser Punkte zutrifft:
- Zwei oder mehr Personen arbeiten gleichzeitig in denselben Listen, dann entstehen zwei Wahrheiten.
- Bescheinigungen brauchen einen fortlaufenden, lückenlosen Nummernkreis.
- Ihr müsst nachweisen können, wer eine Bescheinigung wann geändert hat.
- Firmenkunden buchen Sammelplätze und reichen Namen später nach.
- Löschfristen sollen dokumentiert eingehalten werden, nicht nach Gefühl.
Ab diesem Punkt zahlt ihr die Software nicht mit Geld, sondern mit vermiedenen Fehlern. Vorher nicht.
Häufige Fragen zur Teilnehmerverwaltung
Was gehört alles zu einer Teilnehmerverwaltung?
Können wir unsere bestehenden Daten aus Excel übernehmen?
Wie funktionieren Umbuchungen?
Gibt es eine kostenlose Teilnehmerverwaltung?
Wie lange dürfen wir Teilnehmerdaten speichern?
Können freie Dozenten auf die Teilnehmerliste zugreifen?
Zeigt uns einen eurer Kurse: wir zeigen euch das System
20 Minuten, an eurem echten Beispiel. Inklusive der Frage, ob sich der Wechsel bei eurer Kurszahl überhaupt lohnt.
Lieber erst schreiben? kontakt@kursverwaltung24-7.de · 033833 75 99 92