Seminarverwaltung online: nichts installieren, überall arbeiten
Im Browser statt auf einem Rechner im Büro. Kein Server, keine Updates, kein IT-Dienstleister. Server in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, Datenexport jederzeit, auch mitten in der Laufzeit.
Cloud oder installierte Software: was ist im Alltag anders?
Die Grundsatzdiskussion führen andere. Für einen Ausbildungsbetrieb mit fünf bis fünfzig Mitarbeitern sind es drei praktische Unterschiede.
| Punkt | Installierte Software | Online / Cloud |
|---|---|---|
| Zugriff | Nur am Rechner, auf dem sie liegt, oder über eine Fernwartungslösung | Von überall, auch vom Kursraum und vom Handy |
| Updates | Muss jemand einspielen, oft kostenpflichtig | Laufen im Hintergrund, im Preis enthalten |
| Backups | Eure Verantwortung | Täglich automatisch |
| Ausfall des Bürorechners | Daten weg, wenn kein Backup läuft | Irrelevant, Daten liegen nicht dort |
| Ohne Internet arbeiten | Geht | Geht nicht |
| Datenhoheit | Vollständig bei euch | Beim Anbieter, vertraglich geregelt über AVV |
| Einmalige Anschaffung | Hoch, dafür kein Abo | Keine, dafür monatlich |
Drei Orte, an denen ihr wirklich arbeitet
Kursverwaltung findet selten am Schreibtisch statt.
Im Büro
Planung, Rechnungen, Auswertungen, Firmenkunden. Der volle Funktionsumfang am großen Bildschirm, mehrere Personen gleichzeitig auf demselben Datenstand.
Im Kursraum
Teilnehmerliste aufrufen, Anwesenheit abhaken, Nachzügler ergänzen, direkt nach Kursende die Bescheinigungen auslösen. Auf dem Tablet, ohne Papierliste.
Unterwegs
Der Kunde ruft auf der Fahrt an und fragt nach freien Plätzen im Novemberkurs. Ihr schaut nach, statt zurückzurufen.
Datenschutz und Sicherheit: was konkret gilt
Ihr verwaltet Namen, Geburtsdaten und Arbeitgeber von Teilnehmern. Bei größeren Firmenkunden und Hilfsorganisationen prüft das jemand, bevor unterschrieben wird. Deshalb hier ohne Marketingsprache, was tatsächlich zutrifft.
- Serverstandort Deutschland, kein Umweg über Drittstaaten
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, vor Vertragsbeginn
- Verschlüsselte Übertragung über TLS
- Tägliche Sicherungen mit definierter Aufbewahrung
- Rollen und Rechte, Dozenten sehen nur ihre Kurse
- Änderungsprotokoll für Teilnehmerdaten und Bescheinigungen
- Löschkonzept mit Fristen je Datenart
- Getrennte Mandanten, kein Zugriff zwischen Kunden
Mehrere Standorte, ein System
Wer an drei Orten schult, hat oft drei Excel-Dateien und einmal im Quartal die Frage, welche davon stimmt. Online-Seminarverwaltung löst das strukturell: Jeder Standort plant seine eigenen Kurse, Räume und Dozenten und bekommt seine eigene Auswertung, Teilnehmer, Firmenkunden und Bescheinigungsnummern bleiben aber zentral.
- Ein Firmenkunde, der an zwei Standorten bucht, ist trotzdem ein Datensatz
- Auswertungen wahlweise je Standort oder über alle
- Standortleitungen sehen nur ihren Bereich, die Geschäftsführung alles
- Bescheinigungsnummern laufen über alle Standorte lückenlos fort
Für Verbandsstrukturen mit rechtlich eigenständigen Ortsverbänden gibt es eine echte Mandantentrennung statt nur getrennter Ansichten. Sprecht uns darauf an, wenn das euer Fall ist, das ist eine andere Konfiguration.
Häufige Fragen zur Online-Seminarverwaltung
Was bedeutet „Seminarverwaltung online"?
Was ist der Unterschied zu installierter Software?
Wo liegen unsere Daten?
Funktioniert das auch ohne Internet?
Wie viele Nutzer sind enthalten?
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
20 Minuten. Danach wisst ihr, ob es passt.
Wir zeigen das System an einem eurer Kurse, inklusive der Punkte, an denen es für euch vielleicht nicht passt.
Lieber erst schreiben? kontakt@kursverwaltung24-7.de · 033833 75 99 92