Planung, Durchführung und Nachweis in einem System
Schulungsmanagement ist mehr als ein Terminkalender. Es ist die Frage, welche Kurse ihr anbietet, wer sie hält, was sie kosten, und ob sie sich am Ende gerechnet haben. Kursverwaltung24/7 beantwortet alle vier an einer Stelle.
Die drei Ebenen des Schulungsmanagements
Die meisten Betriebe haben die erste Ebene im Griff, die zweite halbwegs, und die dritte gar nicht. Dabei entscheidet die dritte darüber, ob das Geschäft wächst oder nur beschäftigt ist.
Planung
Welche Kurse, wie oft, an welchen Standorten, mit welchen Dozenten? Jahresplanung, Raum- und Materialbedarf, Mindestteilnehmerzahl je Kursart.
Durchführung
Anmeldungen, Teilnehmerlisten, Anwesenheit, Umbuchungen, Kursunterlagen, Material vor Ort. Der Teil, den ihr am besten kennt.
Nachweis & Auswertung
Bescheinigungen, Aufbewahrung, Rechnungen, Honorare, und die Kennzahlen, die zeigen, welche Kurse tragen und welche nicht.
Die Zahlen, die im Kursbetrieb wirklich zählen
Nicht Umsatz. Auslastung und Deckungsbeitrag. Ein voller Kurs mit hohem Honorar kann weniger bringen als ein halbvoller ohne.
Auslastung je Kursart
Wie viele Plätze eines Termins werden im Schnitt gefüllt, nach Kursart, Standort und Wochentag. Daraus ergibt sich, ob ihr den Dienstagstermin streichen oder den Samstagstermin verdoppeln solltet.
Deckungsbeitrag je Termin
Einnahmen minus Honorar, Raum und Material. Zeigt sofort, welche Kurse ihr aus Gewohnheit haltet und welche das Geschäft tragen.
Vorlauf und Absagequote
Wie früh buchen Teilnehmer? Wie oft muss ein Termin mangels Anmeldungen ausfallen? Beides zusammen sagt euch, wann ihr einen Kurs ausschreiben und wann ihr die Reißleine ziehen müsst.
Offene Posten
Welche Rechnungen sind fällig, welche überfällig, bei welchen Firmenkunden häuft es sich. Auf einer Seite statt in drei Auswertungen.
Dozenteneinsatz und Honorarabrechnung
Wer die meiste Zeit mit freien Ausbildern arbeitet, kennt den Monatsende-Abend: Kalender durchgehen, Kurse zählen, Sätze nachschlagen, Excel öffnen.
Einsatzplanung
- Verfügbarkeiten je Dozent hinterlegen, Doppelbelegungen werden erkannt
- Qualifikationen zuordnen, wer darf welchen Kurs halten
- Eigener Zugang je Dozent: seine Kurse, seine Teilnehmerlisten, seine Unterlagen
- Absagen und Vertretungen mit einem Klick umbuchen
Honorarabrechnung
- Honorarsatz je Dozent und Kursart, auch als Tages- oder Stundensatz
- Abrechnung entsteht aus den tatsächlich gehaltenen Kursen
- Fahrtkosten und Zuschläge lassen sich ergänzen
- Monatsübersicht je Dozent, exportierbar für die Buchhaltung
Schulungsmanagement, LMS oder Buchungstool?
Drei Kategorien, die ständig verwechselt werden. Der Unterschied entscheidet darüber, ob ihr in zwei Monaten zufrieden seid oder frustriert.
| Aufgabe | Buchungstool z. B. Calendly, edoobox | LMS z. B. Moodle | Schulungsmanagement Kursverwaltung24/7 |
|---|---|---|---|
| Termin online buchbar machen | Ja | Nein | Ja |
| Lerninhalte, Tests, Lernfortschritt | Nein | Ja | Anbindung möglich |
| Teilnahmebescheinigung mit Nummernkreis | Nein | Teilweise | Ja |
| Rechnung, Mahnung, Zahlungsabgleich | Nur Zahlung | Nein | Ja |
| Dozentenhonorare abrechnen | Nein | Nein | Ja |
| Auslastung und Deckungsbeitrag | Nein | Nein | Ja |
| Material- und Raumplanung | Nein | Nein | Ja |
| Preis pro Monat | ab ca. 15 € | Open Source, Hosting extra | ab 49 € |
Nehmt ein Buchungstool, wenn …
ihr nur Termine online buchbar machen wollt, die Rechnungsstellung ohnehin extern läuft und ihr keine Nachweise mit Nummernkreis braucht. Deutlich günstiger, und für den Zweck völlig ausreichend.
Nehmt ein LMS, wenn …
euer Produkt digitale Lerninhalte sind: Module, Tests, Lernfortschritt, Zertifikate nach bestandener Prüfung. Für die Organisation von Präsenzkursen ist ein LMS das falsche Werkzeug.
Nehmt Schulungsmanagement, wenn …
ihr Kurse an Dritte verkauft, mit Bescheinigungen, Rechnungen, Firmenkunden und freien Dozenten arbeitet, und wissen wollt, welche Kurse sich rechnen.
Nachweise, die einer Prüfung standhalten
Für die meisten Kursarten gilt: Was ihr nicht belegen könnt, hat nicht stattgefunden. Kursverwaltung24/7 hält deshalb zu jeder ausgestellten Bescheinigung fest, wer sie wann erstellt hat, ob sie nachträglich geändert wurde und welche Nummer sie trägt. Der Nummernkreis läuft lückenlos fort, auch wenn ihr bestehende Nummern aus eurem alten System übernehmt.
- Fortlaufende Nummerierung ohne Lücken, über alle Kursarten oder je Kursart getrennt
- Änderungsprotokoll zu jeder Bescheinigung: wer, wann, was
- Wiederauffinden in Sekunden über Name, Firma, Datum oder Nummer
- Sammelversand direkt nach Kursende, ohne einzelne Mails
- Archiv-Export aller PDFs, jederzeit und ohne Zusatzkosten
Häufige Fragen zum Schulungsmanagement
Was ist Schulungsmanagement genau?
Was unterscheidet Schulungsmanagement von einem LMS?
Wie berechnet sich der Deckungsbeitrag eines Kurses?
Können freie Dozenten automatisch abgerechnet werden?
Wie lange müssen Schulungsnachweise aufbewahrt werden?
Können mehrere Standorte getrennt arbeiten?
Welcher eurer Kurse trägt sich eigentlich?
In der Demo rechnen wir das an einem eurer echten Termine durch, mit euren Honorarsätzen. 20 Minuten, danach wisst ihr mehr über euer Geschäft als vorher.
Lieber erst schreiben? kontakt@kursverwaltung24-7.de · 033833 75 99 92