Kann die Software die Abrechnungsformulare automatisch füllen?

Die Software erzeugt die Abrechnungsdaten aus den erfassten Kursen und Teilnehmern, sodass die Formulare nicht mehr von Hand abgetippt werden müssen. Da jeder Unfallversicherungsträger sein Verfahren selbst bestimmt, richten wir die Ausgabe gemeinsam mit euch auf die Träger ein, mit denen ihr tatsächlich abrechnet.

Was sind Verschiebe- und Übernahmeanträge?

Ein Verschiebe-Antrag setzt einen bereits gebuchten Teilnehmer auf einen anderen Termin. Ein Übernahme-Antrag ersetzt eine gebuchte Person durch eine andere aus demselben Betrieb. Beides kommt im Alltag einer Ausbildungsstelle ständig vor und wird in vielen Systemen nur über Storno und Neubuchung abgebildet.

Für ermächtigte Ausbildungsstellen

Für Erste-Hilfe-Ausbildungsstellen gebaut: inklusive Abrechnung

Q: Können mehrere Ausbilder mit eigenen Zugängen arbeiten?

Ja. Jeder Ausbilder erhält einen eigenen Zugang, der ausschließlich seine Kurse, Teilnehmerlisten und Unterlagen zeigt. Umsätze und Kundenstamm bleiben unsichtbar. Ausbilderzugänge sind in allen Paketen unbegrenzt enthalten.

Die meisten Kursverwaltungen kennen Anmeldungen und Rechnungen. Keine kennt den Monatsabschluss einer ermächtigten Ausbildungsstelle. Wir schon, weil wir selbst einer sind.

Demo buchen, 20 Minuten Zur Abrechnung

Von einer Ausbildungsstelle entwickeltAbrechnungsdaten auf KnopfdruckBescheinigungen nach TrägervorgabeServer in Deutschland

Der Monatsablauf einer Ausbildungsstelle: und wo er wehtut

Wenn ihr diese vier Punkte kennt, seid ihr hier richtig. Wenn nicht, ist unsere allgemeine Seite zur Schulungsverwaltung passender.

Anmeldungen aus vier Richtungen

Firmen melden Sammelplätze an, Einzelpersonen buchen online, jemand ruft an. Beim Firmenkunden fehlen die Namen bis zwei Tage vor dem Termin, und ihr braucht sie für die Abrechnung.

Umbuchungen als Regelfall

Ein Teilnehmer kann nicht, der Betrieb schickt jemand anderen, drei verschieben auf den Folgetermin. Das ist kein Sonderfall, das ist jede Woche.

Bescheinigungen nach Vorgabe

Form und Inhalt sind nicht frei wählbar, die Nummerierung muss lückenlos sein, und in zwei Jahren fragt jemand nach einer Zweitschrift.

Der Monatsabschluss

Teilnehmer nach Kostenträgern sortieren, Formulare ausfüllen, versenden, Zahlungseingänge nachhalten. Ein Abend, den niemand freiwillig plant.

Abrechnung mit den Unfallversicherungsträgern

Der Teil, den kein generisches Buchungstool abdeckt, und der Grund, warum viele Ausbildungsstellen bei Excel bleiben, obwohl sie längst weiter wären.

Wie es normalerweise läuft

Kurs ist vorbei, Teilnehmerliste liegt auf Papier vor.
Jemand überträgt sie in Excel und ordnet jedem Teilnehmer den zuständigen Träger zu.
Je Träger wird ein Formular ausgefüllt, von Hand, mit denselben Daten in anderer Reihenfolge.
Versand, dann Warten. Wer bezahlt hat und wer nicht, steht in einer zweiten Liste.
Rückfragen zu einzelnen Teilnehmern kommen Wochen später und niemand findet die Unterlagen.

Wie es mit Kursverwaltung24/7 läuft

Anwesenheit wird am Kurstag im Tablet abgehakt.
Der Kostenträger hängt am Teilnehmer beziehungsweise am Firmenkunden und wird automatisch zugeordnet.
Die Abrechnungsdaten entstehen aus den erfassten Kursen, sortiert nach Träger, ohne erneutes Abtippen.
Offene und beglichene Abrechnungen stehen in derselben Übersicht wie eure sonstigen Forderungen.
Rückfragen beantwortet ihr über die Suche nach Name, Kurs oder Bescheinigungsnummer.

Abrechnungsübersicht nach Kostenträger mit Status erstellt, versendet und bezahlt — Abrechnungen nach Kostenträger: erstellt, versendet, bezahlt, auf einer Seite.

Was wir hier bewusst nicht versprechen.Die Abrechnung erfolgt direkt zwischen euch und dem für den Teilnehmer zuständigen Unfallversicherungsträger, und jeder Träger legt sein Verfahren selbst fest. Einzelne verlangen zusätzliche oder abweichende Unterlagen. Wir behaupten deshalb nicht, dass es „mit allen Trägern automatisch funktioniert". Wir richten die Ausgabe gemeinsam mit euch auf genau die Träger ein, mit denen ihr tatsächlich abrechnet, und passen sie an, wenn sich dort etwas ändert. Das ist ehrlicher als ein Häkchen auf einer Feature-Liste.

Verschiebe- und Übernahmeanträge

Der Alltagsfall, den Systeme aus anderen Branchen nicht kennen, und an dem sie im Betrieb scheitern.

Verschieben

Herr Klein kann am Donnerstag nicht und geht in den Kurs zwei Wochen später. Die Buchung wandert mit, die Rechnung wird angepasst, der Platz im alten Kurs wird frei und geht an die Warteliste. Kein Storno, keine Doppelberechnung, keine Neuanlage.

Übernehmen

Der Betrieb schickt statt Frau Weber Herrn Yildiz. Der Platz wird übertragen, die Bescheinigung läuft auf den neuen Namen, die Rechnung an den Betrieb bleibt unverändert. Der Vorgang ist protokolliert, falls später jemand fragt.

Warum wir das so betonen.In öffentlichen Erfahrungsberichten zu internationalen Kursverwaltungssystemen ist genau dieser Punkt der häufigste Kritikpunkt: Teilnehmerwechsel werden doppelt berechnet, Kursnamen lassen sich nach der Buchung nicht mehr ändern, Umbuchen heißt stornieren und neu anlegen. Wer selbst Kurse gibt, baut das anders, weil es sonst jede Woche wehtut.

Bescheinigungen

Layout nach Vorgabe eures Trägers hinterlegbar
Fortlaufende Nummerierung, lückenlos, auch nach dem Systemwechsel
Bestehende Nummernkreise werden beim Import übernommen
Sammelversand direkt nach Kursende
Zweitschriften mit ursprünglicher Nummer und neuem Datum
Änderungsprotokoll: wer hat wann was geändert

Mehr zum Aufbau einer Teilnahmebescheinigung →

Ausbilder und Honorare

Eigener Zugang je Ausbilder, nur seine Kurse, keine Umsätze
Qualifikationen hinterlegen: wer darf welchen Kurs halten
Verfügbarkeiten und Doppelbelegungserkennung
Honorarsatz je Ausbilder und Kursart
Monatsabrechnung aus den tatsächlich gehaltenen Kursen
Ausbilderzugänge in allen Paketen unbegrenzt und kostenfrei

Warum ausgerechnet wir

Wir sind selbst ein Ausbildungsbetrieb und geben jede Woche Kurse. Diese Software ist aus unserem eigenen Alltag entstanden, nicht am Reißbrett: Wir haben sie gebaut, weil uns der Monatsabschluss zu lange gedauert hat und weil keine der Lösungen am Markt die Fälle kannte, die bei uns täglich vorkommen.

Das hat zwei praktische Folgen für euch. Erstens: Wenn ihr anruft, geht jemand ran, der versteht, wovon ihr redet, ohne dass ihr erklären müsst, was eine Ermächtigung ist. Zweitens: Wenn etwas nicht funktioniert, merken wir es in der Regel vor euch, weil wir dasselbe System am selben Tag benutzen.

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Kurse pro Jahr im Eigenbetrieb

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Teilnehmer im System

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ausgestellte Bescheinigungen

Die Frage, die ihr euch gerade stellt.„Ihr seid selbst Ausbildungsbetrieb, also Wettbewerber. Seht ihr unsere Kunden?" Nein. Jeder Kunde arbeitet in einem getrennten Mandanten; wir haben keinen Zugriff auf eure Teilnehmer-, Kunden- oder Umsatzdaten. Ein Support-Zugriff im Einzelfall erfolgt nur nach eurer ausdrücklichen Freigabe und wird protokolliert. Das ist vertraglich zugesichert, nicht nur eine Aussage auf einer Website. Fragt in der Demo danach, wir zeigen euch die Stelle im Vertrag.

Häufige Fragen von Ausbildungsstellen

Wie läuft die Abrechnung mit den Unfallversicherungsträgern?

Die Abrechnung erfolgt direkt zwischen der ermächtigten Ausbildungsstelle und dem für den jeweiligen Teilnehmer zuständigen Träger. Das konkrete Verfahren legt jeder Träger selbst fest, einzelne verlangen zusätzliche oder abweichende Unterlagen. Die dafür vorgesehenen Formulare stellt die DGUV im Bereich für ermächtigte Stellen bereit. Unsere Software erzeugt die zugehörigen Daten aus den erfassten Kursen, sodass nichts abgetippt werden muss.

Füllt die Software die Formulare automatisch aus?

Sie erzeugt die Abrechnungsdaten je Kurs und Kostenträger, sodass die Übertragung ohne manuelles Abtippen erfolgt. Weil jeder Träger sein Verfahren selbst bestimmt, richten wir die Ausgabe bei der Einführung gemeinsam mit euch auf die Träger ein, mit denen ihr tatsächlich abrechnet. Ein pauschales „funktioniert mit allen" wäre unseriös.

Ersetzt die Software unsere Ermächtigung?

Nein. Die Ermächtigung als Ausbildungsstelle erteilt die zuständige Stelle der gesetzlichen Unfallversicherung nach eigenen Kriterien. Die Software unterstützt euch bei Dokumentation, Nachweisen und Abrechnung, auf die Ermächtigung selbst hat sie keinen Einfluss.

Können wir bestehende Bescheinigungsnummern übernehmen?

Ja, das ist sogar ausdrücklich vorgesehen. Beim Import legen wir euren bisherigen Nummernkreis an, und die Vergabe läuft ab der zuletzt vergebenen Nummer weiter. So bleibt eure Historie durchsuchbar und der Kreis lückenlos.

Können mehrere Ausbilder mit eigenen Zugängen arbeiten?

Ja. Jeder Ausbilder bekommt einen Zugang, der ausschließlich seine Kurse, Teilnehmerlisten und Unterlagen zeigt; Umsätze und Kundenstamm bleiben unsichtbar. Ausbilderzugänge sind in allen Paketen unbegrenzt enthalten und kosten nichts extra.

Wir schulen auch Brandschutzhelfer und Sicherheitsbeauftragte. Geht das im selben System?

Ja. Kursarten sind frei anlegbar, jede mit eigener Bescheinigungsvorlage, eigenem Nummernkreis, eigener Dauer und eigenem Preis. Auswertungen könnt ihr je Kursart oder über alle betrachten.

Wie lange dauert die Einführung bei uns?

In der Regel zehn Werktage inklusive Datenimport, den wir übernehmen. Wenn eure Kurshistorie ausschließlich auf Papier vorliegt, dauert es länger, das sagen wir euch dann vorher und nicht mittendrin.

Zeigt uns euren Monatsabschluss: wir zeigen euch unseren

20 Minuten mit jemandem, der weiß, was eine Ermächtigung ist. Wenn ihr am Ende bei eurer jetzigen Lösung bleibt, ist das auch ein Ergebnis.

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