Schulungsverwaltung, die euch den Papierkram abnimmt
Termine planen, Anmeldungen annehmen, Teilnehmer verwalten, Nachweise ausstellen, Rechnungen schreiben, in einem System statt in fünf. Entwickelt von einem Ausbildungsbetrieb, der jeden Tag selbst damit arbeitet.
Kennt ihr das?
Die meisten Ausbildungsbetriebe verwalten ihre Schulungen nicht mit einer Software, sondern mit einer Kombination aus Excel, Outlook und einem Ordner im Regal. Das funktioniert, bis es das nicht mehr tut.
Anmeldungen kommen über vier Kanäle
Per Mail, telefonisch, über das Kontaktformular, manchmal noch per Fax. Irgendjemand tippt sie abends in die Tabelle, und übersieht dabei die eine.
Drei Systeme für einen Vorgang
Teilnehmerliste in Excel, Bescheinigung in Word, Rechnung im Buchhaltungsprogramm. Jede Adressänderung müsst ihr dreimal machen.
Niemand weiß, wann welcher Nachweis abläuft
Dass die Ersthelfer eines Kunden nächsten Monat fällig sind, merkt ihr, wenn der Kunde anruft. Oder gar nicht.
Fällt ein Kurs aus, telefoniert ihr zwölf Leute ab
Einzeln, nacheinander, und die Hälfte geht nicht ran. Danach fangt ihr mit der Rückerstattung an.
Der komplette Ablauf in drei Schritten
Von der Ausschreibung bis zur bezahlten Rechnung. Was dazwischen liegt, macht die Software.
Kurs anlegen
Termin, Ort, Dozent, Plätze, Preis. Wiederkehrende Kurse dupliziert ihr mit einem Klick, inklusive aller Vorlagen, Preise und Checklisten.
Teilnehmer buchen selbst
Euer Kurskalender liegt per Schnittstelle auf eurer eigenen Website. Freie Plätze aktualisieren sich nach jeder Buchung automatisch. Bestätigung und Erinnerung gehen ohne euch raus.
Der Rest läuft mit
Teilnahmeliste, Bescheinigung als PDF, Rechnung, Zahlungsabgleich, bei Bedarf Mahnung. Am Monatsende steht die Auswertung, ohne dass jemand etwas zusammensucht.
Was die Schulungsverwaltung übernimmt
Fünf Bereiche, die im Kursbetrieb jeden Monat Zeit kosten.
Schulungsplanung
Jahresplanung, Termine, Räume, Dozenten und Material an einem Ort. Ihr seht sofort, welcher Kurs zu schwach gebucht ist, um stattzufinden, und zwar früh genug, um ihn zusammenzulegen statt abzusagen. Bei jedem Termin hängen die benötigten Materialien mit dran: Übungspuppen, Verbandskästen, Feuerlöscher für die Löschübung. Fehlt etwas im Lager, seht ihr das vor dem Kurstag, nicht am Kurstag.
Schulungsmatrix und Ablaufkontrolle
Wer hat welchen Nachweis, und wann läuft er ab? Die Matrix beantwortet das für jeden Firmenkunden auf einer Seite. Daraus entsteht euer Folgegeschäft fast von selbst: Zwei Monate vor Ablauf der Ersthelfer-Qualifikation geht eine Erinnerung an den Kunden, mit dem passenden Termin aus eurem Kalender.
Teilnehmer und Nachweise
Teilnahmebescheinigungen entstehen auf Knopfdruck: in eurem Layout, mit eurem Logo, fortlaufend nummeriert und sofort versendet. Jede ausgestellte Bescheinigung bleibt nachvollziehbar, wer sie wann erstellt oder geändert hat, steht im Protokoll. Bei einer Prüfung ist das der Unterschied zwischen zehn Minuten und einem halben Tag.
Rechnungen und Zahlungen
Aus der Buchung wird die Rechnung, ohne dass jemand Daten überträgt. Zahlungseingänge gleicht ihr per Kontoauszug ab, offene Posten sind auf einer Seite sichtbar, Mahnungen laufen nach eurem Rhythmus. Barzahler vor Ort landen im Kassenbuch statt auf einem Notizzettel. Honorare für freie Dozenten berechnen sich aus den tatsächlich gehaltenen Kursen.
Auswertung
Auslastung je Kursart, Umsatz je Standort, Deckungsbeitrag je Termin. Nicht als Zahlenfriedhof, sondern als Antwort auf die eine Frage: Welche Kurse lohnen sich, und welche haltet ihr aus Gewohnheit?
Excel oder Software: die ehrliche Rechnung
Der häufigste Wettbewerber ist keine andere Software, sondern eine gut gepflegte Tabelle. Deshalb hier der direkte Vergleich, inklusive der Fälle, in denen Excel gewinnt.
| Aufgabe | Excel & Outlook | Kursverwaltung24/7 |
|---|---|---|
| Kurstermine planen | Geht, solange nur eine Person pflegt | Mehrere Personen gleichzeitig, ein Datenstand |
| Online-Anmeldung auf der eigenen Website | Nicht ohne Zusatzsystem | Enthalten, Plätze aktualisieren sich live |
| Bescheinigung erstellen | Word-Vorlage, manuell nummeriert | PDF auf Knopfdruck, fortlaufend nummeriert |
| Rechnung stellen | Daten zweimal eintippen | Direkt aus der Buchung |
| Ablaufende Nachweise erkennen | Nur wenn jemand daran denkt | Automatische Erinnerung |
| Kurs absagen und alle informieren | Zwölf Telefonate | Eine Sammelnachricht |
| Kosten pro Monat | 0 € | ab 49 € netto |
| Einrichtung | Keine | Rund 10 Werktage, Import inklusive |
Bleibt bei Excel, wenn …
- ihr weniger als etwa zehn Kurse im Monat durchführt
- genau eine Person die gesamte Verwaltung macht
- ihr keine Online-Anmeldung anbieten wollt
- eure Bescheinigungen ohne Nummernkreis auskommen
Wechselt, wenn …
- zwei oder mehr Leute in denselben Listen arbeiten
- Teilnehmer sich online anmelden können sollen
- ihr wiederkehrende Pflichtschulungen im Bestand habt
- die Rechnungsstellung regelmäßig hinterherhinkt
- ihr mit freien Dozenten abrechnet
Der Umstieg: der Punkt, an dem die meisten zögern
Nicht der Preis hält Betriebe von einer Schulungsverwaltung ab, sondern die Vorstellung vom Umzugschaos. Berechtigt: In Erfahrungsberichten zu vergleichbaren Systemen ist eine monatelange Einführung der häufigste Kritikpunkt.
Demo, 20 Minuten
Wir zeigen euch das System an eurem Kursbeispiel, nicht an einem Werbeszenario. Danach wisst ihr, ob es passt.
Datenimport: machen wir
Ihr schickt uns eure bestehenden Listen, egal in welchem Zustand. Teilnehmer, Firmenkunden, vergangene Kurse und bestehende Zertifikatsnummern übernehmen wir. Kein Stundensatz, kein Nachverhandeln.
Einrichtung und Livegang
Vorlagen, Nummernkreise, Anbindung an eure Website. In der Regel zehn Werktage nach der Zusage arbeitet ihr im System.
Häufige Fragen zur Schulungsverwaltung
Was ist eine Schulungsverwaltung Software?
Ab wann lohnt sich das gegenüber Excel?
Was ist eine Schulungsmatrix und brauchen wir sie?
Funktioniert das mit unserer bestehenden Website?
Wie lange dauert die Einführung?
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Wo liegen die Daten?
Seid ihr nicht selbst Ausbildungsbetrieb: seht ihr unsere Daten?
20 Minuten. Danach wisst ihr, ob es passt.
Kein Verkaufsgespräch mit Folien, sondern ein Blick ins System, an einem eurer eigenen Kurse. Wenn es nicht passt, sagen wir das.
Lieber erst schreiben? kontakt@kursverwaltung24-7.de · 033833 75 99 92